こんにちは、ソーシャルメディアマーケティングのエキスパートStatusbrewです。こちらの記事は2名以上の体制でソーシャルメディアマーケティングに取り組んでいる方にぜひ読んでいただきたいです。また、あなたがソーシャルメディアマーケティングの代理店としてクライアントやインフルエンサーのアカウントを管理している場合も、むしろエージェントだからこそこのプロセスが使えますので、お見逃しなく!

まずソーシャルメディア管理にはチーム体制が必要です。たとえ少数の代理店クライアントしか管理していなかったり、逆に会社全体でコラボレーションしていても、どんな規模でもです。メールやチャットがコンテンツの送信までの報連相の場である場合はいつ誰がどこまで何をやっているのか、コンテンツが大きなるほど不安を覚えますよね。

承認ワークフローを採用することのメリット

ソーシャルメディアコンテンツの企画と作成においてメンバーの役割が明確化されます。またその役割を直属の上司やソーシャルメディアマネジャーが把握することでプロセスの改善をすぐに行うことができます。

さらに、チームのメンバーがスケジュールを守るのに役立ちます。コンテンツの蓄積、忘れられたり、公開されなかったりする基本的な怠惰を防ぎます。

Creative team

普段、コンテンツを企画、作成して最終的に投稿完了するまでにどんなプロセスを踏んでいますか?
結論から申し上げますと、ソーシャルメディアチームが承認プロセスを確立させることで効率化・キャンペーンの最大化が測れます。ではどうやって?をこちらの記事で一緒におっていきましょう。

簡単な承認ワークフローを視覚化するには、以下のような最低限の項目をGoogleスプレッドシートなどを利用してエディトリアルカレンダーを作成します。

・投稿予定日時
・キャプション
・リンク(ある場合)
・メディアの種類とメディアURL
・投稿のステータス(下書き、承認申請中、予約済みなど)
・責任者

では実際に承認ワークフローを作成しましょう

ソーシャルメディアコンテンツのワークフローを可能な限り効率的にするには、どのメンバーがどのソーシャルメディアアカウントに関与しているか? まず、チームとブランドが使用するソーシャルネットワークをどのように編成するかを理解しましょう。

Step1: 誰が関与し、全員の役割が何であるかを明確する

・ソーシャルメディアコンテンツを作成およびスケジュールするのは誰か
・品質を維持するためにコンテンツを編集するのは誰か
・コンテンツを承認および最終的に公開するのは誰か

この時点で「承認者(Approvers)」として、「この人のゴーサインがない限りは投稿を公開しない」というスタンスを社内もしくはクライアントと決定しましょう。

具体的に、次の役割を持つメンバーが生まれます。

・マーケティングチーム(キャンペーンの発案・企画をする)
・ソーシャルメディアコンテンツクリエーター
▶︎新しいコンテンツのアイデアを調査し、コンテンツを作成し、コンテンツエディトリアルカレンダーを埋め、ギャップを埋めていく作業をします。また、ソーシャルメディア分析に基づいて理想的な日時にコンテンツをスケジュールする責任も持つことが多いです。

・ソーシャルメディアデザイナー(メディアを編集)
・ソーシャルメディアビデオ編集者

・ソーシャルメディアエディター
▶︎コンテンツが下書きされた後、プロセスは承認のために上司に申請を扇ぎます。コンテンツが時間どおりに送信されるようにし、コンテンツのバックログを防止し、品質のためにコンテンツを編集する責任があります。また、変更のリクエストを作成者に伝える場合もあります。

ソーシャルメディアマネージャーマネージャー
▶︎コンテンツを承認し、すべてが適切なタイミングで公開されるようにスケジュールされていることを確認します。

また、一般的にソーシャルメディアエディターとソーシャルメディアマネージャーは、使用しているソーシャルメディア投稿ツールでより多くのアクセス権を持っていることをオススメしています。

エディター、承認者、マーケティングチーム、管理者(上司)チームと分けています。

たとえばStatusbrewでは、プロファイル別、権限を上記のフローごとで設定できます。コンテンツ作成者のアクセスを制限して、編集者と管理者のみがコンテンツを公開できるようにすることができます。これにより、コンテンツが承認される前に誤って公開されることがなくなります。

画像のようにユーザーグループを役職単位で作成しておきます。そして各ソーシャルメディアプロファイルごとへの役目を割り振ります。

また、Statusbrewを使用すると、ユーザーは承認ワークフローがうまく進んでいるかどうかプランナーという機能ページで都度確認ができます。編集が必要なときにはコンテンツに加筆したり、自分に割り当てられたタスクが綺麗になっているかモバイルでもチェックできます。

Instagramストーリーズ専用の作成プランナーリスト(近日公開)

Step2: ソーシャルメディアのメディア資産を整理整頓する

メディアやハッシュタグがいつどのキャンペーンで使うのかを整理しましょう。

・キャプションの作成
ハッシュタグの選定
・ソーシャル投稿の写真や動画を選ぶ
・関連するプロモーションやページへのリンクを選ぶ
これらは常に流動的で日々変わるものがほとんどかと思います。

そこでStatusbrewのアセットマネジャーなどの管理ツールが役に立ちます。 タグごとにカテゴライズして必要なアセットをすぐに確認して共有することができます。

Asset Manager

Step3: ソーシャルメディアの承認タイムラインを確立する

ソーシャルメディアの承認タイムラインを確立する
承認ワークフローを確立する最大の利点の1つは、コンテンツをスクランブルする必要がないことです。投稿の作成者がコンテンツを作成するのにかかる時間を大まかに予想しましょう。 次に、そのコンテンツの編集にかかる時間を決定し、スケジュールを設定して承認します。

投稿のタイムラインを指定する必要があるだけでなく(1日または1週間あたりの数など)、 時間に敏感なソーシャルメディアキャンペーンを実行しましょう。

Statusbrewのコンテンツプランナー(カレンダー)は、いつでも日、週、月ごとに視覚化します。 これにより、ソーシャルチームの全員が、何が公開され、何がまだ承認を必要としているかを一目見てわかるようになっています。

Step4: 投稿の承認申請とスケジュール


では最後に実際にドラフトを作成し、予約時間を設定、承認者に申請をして、承認者のコメントを待ちましょう。

この時点で、代理店の場合はクライアントを、インフルエンサーが投稿を作成した場合はエージェントであるあなたを承認者として指名して、予約のストリーミングに追加しましょう。

承認者はドラフトされた投稿を「却下」もしくは「承認」という2つのオプションから選択します。
却下の場合はどんなミスがあるのか、どこを向上すべきなのかをアドバイスします。

不必要なミスやブランディングに外れたことを避けることはソーシャルメディアマーケティングの基本中の基本です。

チームの複数の人がコンテンツの第2の目として機能する場合、次のようなミスを防ぎます。

・リンク切れ
・ブランドカラーにそぐわない投稿
・誤報
・タイミングのずれたプロモーション

Step5:フィードバックの通知プロセスの構築

承認者は、申請の通知をどう受け取るのか? 再編集が必要かどうかを作成者はどのようにして知るのか?メール、Slack通知などあるかと思いますが、ソーシャルメディア承認ツールとしてStatusbrewを使用すると、アラートを設定できるため、メッセージや割り当てられたタスクを見逃すことはありません。

通知機能としてモバイル、デスクトップ、Slackとのインテグレーションももちろん可能です。

ソーシャルメディア代理店としてクライアントやインフルエンサーの投稿に承認ワークフローを構築したい方、社内の体制を強化したい方、Statusbrewの人気No.1機能 Publishing (投稿機能)をぜひお試しください。