ソーシャルメディアマーケティングの承認ワークフローを構築する方法

ソーシャルメディアマーケティングの承認ワークフローを構築する方法

2022年4月5日 6 min read

こんにちは、Statusbrewです。

ソーシャルメディア(SNS)の担当者で投稿を任されたけど、普通にミス入稿してしまって、でも上司に言わないと削除すらできない!

代理店としてコンテンツを発信しているけれど、行き違いがあったりダブルチェックがうまく回らずトラブルになった、などの経験はありませんか?

そもそも、もしあなたのビジネスが大規模で、他店舗・多部署に渡る場合、どのようなコンテンツ管理・エンゲージメント管理をしていますか?

たとえばこのように、「どのコンテンツ」には誰、のような責任の所在が必要になります

ソーシャルメディアの承認プロセスを導入していれば、全て解決します。今日は、なぜ承認プロセスが必要なのか、どのように適切に設定すればよいのか、

1. ソーシャルメディアの承認プロセスとは何か?
2. ミスを徹底的になくすための承認ワークフロー
3. ソーシャルメディアの承認ワークフローを0から構築する方法
3-1: チームを編成し、意思決定者を決定する
3-2:ソーシャルメディアアセットからワークフローを作ってみる
3-3:ソーシャルメディアの承認タイムラインを設定する
3-4:承認者からのフィードバックの通知プロセスの構築はどうするのか?
4. ソーシャルメディアのアナリティクスもチームでシェアしよう

1. ソーシャルメディアの承認プロセスとは何か?

ソーシャルメディアの承認プロセスは、企業ブランドがソーシャルメディアコンテンツを確実に公開するために使用する承認ガイドラインにて構成されるものです。この"審査"では、投稿の内容、文脈、その他のパーツが企業のガイドラインに準拠していることを確認します。

また、ソーシャルメディアアカウントは複数の担当者(もしくはクライアント)によって管理されることが多く、1つの投稿でも公開前に何度も承認を受けることがあります。

ソーシャルメディアの承認ガイドラインを確立することで、プロセスに関わるすべての人がより組織的になり、ミスや炎上といったトラブルを防ぎます。

Creative team

例えばよく巷である炎上は、SNS担当者が「ほぼ一人でやっている」場合が多く、だからこそ「なんで会社はこれをOKした!?」という事案が見られます。

管理者をチームワークに呼び込み、承認プロセスを構築するだけでグンとよりプロフェッショナルな印象を与えることができます。

2. なぜ承認プロセスが必要か?ミスを徹底的になくすため

特に、複数のソーシャルメディアアカウントを管理している場合にミスは起こりがちです。

問題は、ほんの小さなミスでも、あなたやあなたのブランド、またはあなたのクライアントに多大な損失を与える可能性があることです。では具体的にどんなミスがあるでしょうか?

Statusbrewが思いつく「申請却下の理由」
  • 技術的なミス(タイプミス、掲載画像の間違い、ハッシュタグの間違いなど)
  • 文脈上のミス(間違ったプロフィール、古い製品やサービスについての記述をしてしまう)
  • 論理的なミス(日付の間違い、オファーの間違い、割引が効かないのに掲載してしまう)
    >クライアントの意図としないことを公開してしまう
  • ブランドのスタイルガイドラインに従わない(例: 決まったブランドカラーが使われていない)
    ソーシャルメディアの承認プロセスによって、起こりうるすべてのミスがなくなるわけではありませんが、致命的なミスが発生する可能性を減らすことはできます。

それ以前に、そもそもタスクフローが回収されていないが故に起こるミスもあります。例えば飲食店の複数店舗を例にしてみましょう。

・コンテンツのタスク管理が部署や店舗ごとに行き渡っていなかった
・コンテンツの予約リストとガイドラインのどの部分に自分はしたがっていいのかわからない

場合のミスも多々あり得ます。

3. ソーシャルメディアの承認ワークフローを0から構築する方法

できるだけ早めに承認プロセスの構築を始めてみましょう。最もベストな方法とステップをご紹介します! 

3-1: チームを編成し、意思決定者を決定する


まず最初に、コンテンツのワークフローにおけるキーパーソンを把握しましょう。

メッセージの微調整から投稿の最適化まで、ソーシャルメディアにはさまざまな担当者が存在します。

例えば、以下のような組み合わせのチームが考えられます。

ソーシャルメディアチームには、1人または複数の責任者が必要です。ソーシャルメディアマーケティングチームには通常、

  • コピーライター
  • グラフィックデザイナー
  • 動画の編集者
  • そしてソーシャルメディアマネージャー

が含まれているのではないでしょうか?

参照:アメリカの広告代理店Disruptive Advertising

店舗型ビジネスを行なっている場合は、

  • 本社の管理者、マーケティング(広報)部門、カスタマーサポート部門
  • 各店舗の店長や従業員(=ソーシャルメディア更新担当者)

など、より多くの担当者が関わることでしょう。

このように、コンテンツの依頼は上層の本部からきて、コンテンツの最終ダブルチェック者は管理部など、企業によって様々なパターンがあるのではないでしょうか?

簡単な承認ワークフローを視覚化するには、Statusbrewのようなソーシャルメディア専用のチームコラボレーションツールを使えば、承認プロセスを明確に定義することができます。

Statusbrewの承認ワークフロー設定画面
Statusbrewのワークフロー設定画面です

チームの規模に関係なく、Statusbrewでは投稿の作成者と承認者、閲覧者をグルーピングすることができます。

役割分担を明確にすることは、承認プロセスの重要なステップです。

つまり、ソーシャルメディアの承認プロセスにおいて、誰が承認に関与するかを決める必要があります。同様に、コンテンツの修正の権限を持つ人、常にどんなコンテンツが発信されているか俯瞰して監視するチームも決めておく必要があります。

コンテンツを下書きした状態で、コンテンツ作成者は承認者に申請を送ります。

Statusbrewのコンテンツ予約エディターです。

上記はStatusbrewの予約エディターです。コンテンツ作成&予約時に、承認者を指名します。

では、承認者はどうやって申請を受け取り、フローに沿って承認or却下作業を行うのでしょうか?こちらは3-2:以降、下記でご説明します。

3-2:ソーシャルメディアアセットからワークフローを作ってみる

次のような意思決定と議論がチーム内で必要です。

・ブランドらしいキャプション(キャッチフレーズ)の作成
・投稿する写真や動画の選定
・関連するプロモーションやページへのリンクの提供
・顧客からの質問・相談への対応

何百人、何千人もの顧客とやり取りをするビジネスでは、これらのマニュアルやドキュメントを整理することが必須です。)

Statusbrewのアセットマネージャーのようなテンプレート・ドキュメント管理ツールが役に立ちます。

アセット・マネージャーは、「アイディアの草案」スペースとして利用できます。

承認ワークフローに最終チェックを提出する前に、必要なチームメンバーを「アセット(=アイディア)」に集合させて、ある程度の土台を作りこみます。

その後、コンテンツを先ほどのエディターに送り込み、あとは最終決定者に送信するだけ、というフローにも変換できます。

特定の写真やコンテンツがどこにあるのかを推測して対応に追われるのではなく、チームは一箇所でアクセスすることができます。

3-3:ソーシャルメディアの承認タイムラインを設定する

コンテンツのワークフローを確立する最大のメリットの1つは、チームや部署部門、店舗ごとのコンテンツのタスクを管理できることに繋がることです。

理想的なのは、ソーシャルメディアの承認プロセスによって、特定のスケジュールをすべてのチームメンバーが把握していることです。

投稿のタイムライン(1日に何本、1週間に何本など)だけでなく、投稿が承認されるまでの時間(かかるべき時間)も社内で決めておくとよいでしょう。特に、時間的制約のあるソーシャルメディアキャンペーンを実施している場合は必須です。

例えば、投稿予約時間の24時間または48時間以内に承認されることが期待されますよね。こうすることで、チームメンバーのスケジュールに少し余裕が生まれ、タイムリーに行動を起こすことができるようになります。

Statusbrewのソーシャルメディアタスク管理ツール
Statusbrewのエディトリアルカレンダー

Statusbrewのエディトリアルカレンダーでは、ソーシャルチームの全員が、何が公開され、何がまだ承認が必要かを理解することができます。


ドラフトを作成し、予約時間を設定、承認者に申請をして、承認者のコメントを待ちましょう。

承認者はドラフトされた投稿を「却下」もしくは「承認」という2つのオプションから選択します。
却下の場合はどんなミスがあるのか、どこを向上すべきなのかをアドバイスします。

不必要なミスやブランディングに外れたことを避けることはソーシャルメディアマーケティングの基本中の基本です。

チームの複数の人がコンテンツの第2の目として機能する場合、次のようなミスを防ぎます。

・リンク切れ
・ブランドカラーにそぐわない投稿
・誤報
・タイミングのずれたプロモーション

3-4:承認者からのフィードバックの通知プロセスの構築はどうするのか?

承認者は、申請の通知をどう受け取るのか? 再編集が必要かどうかを作成者はどのようにして知るのか?メール、Slack通知などあるかと思いますが、ソーシャルメディア承認ツールとしてStatusbrewを使用すると、アラートを設定できるため、メッセージや割り当てられたタスクを見逃すことはありません。

通知機能としてモバイル、デスクトップ、Slackとのインテグレーションももちろん可能です。

4. ソーシャルメディアのアナリティクスもチームでシェアしよう

どのチームがどのようなタイプのコンテンツを、どれだけ期間内に公開して、どんな種類のエンゲージメントを獲得したのか、ソーシャルメディアアナリティクスツールを使ってレポート化してシェアしましょう。

Statusbrewの高機能アナリティクス

Statusbrewでは、180以上の分析指標と、25種類以上のディメンション、15種類のビジュアライゼーションを駆使した完全カスタマイズ性アナリティクスが自慢です。

レポーティングのワークフローも簡素化するために、毎月決まった時間に関係者にレポートを自動送信しましょう。

  • 非常に複雑なソーシャルメディア運用体制を抱えている
  • すべて組織編成・整理整頓したいけどどうしたら良いかわからない

場合はぜひ右側のチャットよりお声掛けください!

Statusbrewのカスタマーサクセスがあなたのアカウント構築をお手伝いします。

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Hisami Matsubara

インド発!ソーシャルメディアマーケティングツールStatusbrewのカスタマーサクセスマネジャーそしてJapan Growth Headです。日本事業立上げのため2019年単身で渡印🇮🇳しました。ソーシャルメディアにおいて私たちが最も大切だと信じるエンゲージメントとアナリティクスをメインに執筆しています。 元アパレルベンチャー出身、岐阜県育ち、Burgundy wine enthusiast.

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